Tips para administrar documentos relacionados desde varias fuentes

Tips para administrar documentos relacionados desde varias fuentes

¿Recibes un mismo asunto desde varias fuentes?

Tips para administrar documentos. Muchas veces un mismo asunto llega al área de una dependencia de gobierno desde varios lugares: un área de la misma dependencia, otras dependencias, gobiernos, ciudadanos, etc.

Todo esto debe quedar registrado para su oportuno seguimiento y posterior respuesta.

Es aquí donde empieza el reto para el área que lo recibe, ya que tiene que:

• Llevar el seguimiento de todas las fuentes desde donde llegó el asunto.
• Coordinar un único trámite para evitar duplicidad de trabajo.
• Dar respuesta a todo los interesados, ya sea de seguimiento o de conclusión.

¿Enfrentas estos retos de la administración pública?

Ahora te explicamos como puedes mejorarlo.

Cada área tiene su propio proceso de registro de los asuntos que recibe (Excel, bases de datos, papel :-S).

Lo que es importante para poder dar seguimiento a este tipo de asuntos que llegan de varias fuentes, es:

• Qué cuentes con un campo que relacione todos los asuntos.
• Que este campo te permita identificar fácilmente la relación que guardan entre ellos y cuál es el documento original donde darás respuesta.
• Que los registros adicionales se refieren al mismo asunto y llevarán la misma respuesta del original, para evitar inconsistencias u omisiones.

Identificador con todos los remitentes.

Puedes agregar en un solo documento todos los remitentes por los que llegó el asunto y generar un solo número o folio identificador dentro de tu registro para que sepas que todos están relacionados y cuando des seguimiento o respuesta, le brindes esto a todas las fuentes interesadas.

Utilizar nuestra solución.

También puedes hacer esta tarea de forma automática, utilizando nuestro sistema de control de gestión, el cual te permite la captura de asuntos y en caso de estar relacionados te presenta la opción para agregar “enlaces entre documentos”.

De esta forma el sistema te automatiza la colaboración al presentar siempre los documentos que están ligados a un mismo asunto.

Todo en un mismo lugar.

Incluso te permite automáticamente generar los archivos digitales que contienen, todo el seguimiento y fuentes desde donde llegó el asunto, con la finalidad de que cuentes con toda la información en un solo formato.

Así buscamos facilitarte la gestión, evitar dolores de cabeza al ligar estos documentos de forma sencilla, contar con toda la información en un solo lugar, e incluso dar respuesta a todos ellos desde una sola fuente.

Tips para administrar documentos relacionados provenientes de varias fuentes.