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5 beneficios de automatizar los viáticos y evitar los agotadores cierres de mes

Beneficios de automatizar los viáticos

5 beneficios de automatizar los viáticos y evitar los agotadores cierres de mes

¡Me hablas por la tarde por favor, es que estoy en cierre …!

Actualmente las empresas ante la necesidad de agilizar procesos, reducir tiempo de atención y obtener mayor control y certeza, requieren sistemas sencillos, intuitivos y funcionales.

Sin embargo, respecto a administrar los gastos de viaje, algunas empresas lo siguen haciendo manual o semi-manual (si es que ya cuentan con un ERP).

Las empresas necesitan tener información de lo que se gasta cada mes en viajes, hacer mejores deducciones ante el SAT y, aunque no parezca, también buscan mejorar la calidad de vida para sus empleados de finanzas que al finalizar cada mes se ven inmersos en tareas repetitivas, susceptibles de errores, presión, trabajo en casa o de fines de semana, en fin, una tarea titánica sobre todo cuando se trata de más de 100 empleados que viajan constantemente.

5 beneficios de automatizar los viáticos en tu empresa

1. Tiempo Extra para el área de Finanzas

Con un sistema de control y gestión de viáticos el personal de finanzas puede trabajar en horario normal y evitar trabajar los fines de semana por la facilidad en los procesos de comprobación.

Al ser un proceso distribuido puede optimizar los tiempos que lleva realizar el proceso de solicitud, autorización, pago de anticipos de viáticos y comprobaciones, lo cual aligera la carga administrativa del área.

2. Certeza en la información

No dudamos de la buena memoria de los administradores, pero con el volumen de solicitudes y comprobaciones el proceso es susceptible de errores.

Al automatizar el proceso y tener una interfaz con el SAT y validaciones internas se eliminan los riesgos de errores en las solicitudes y comprobantes, como RFC erróneos, comprobantes duplicados o inválidos, errores de captura, entre otros.

3. Reportes y auditorias en tiempo real

Durante las auditorias se tiene que invertir mucho tiempo en buscar solicitudes en el archivo para generar los reportes que se piden. Con la automatización se otorga una cuenta a los colaboradores y ellos tienen toda la información de sus solicitudes, comprobaciones y reembolsos directamente en el sistema.

Ellos mismos generan sus reportes y los extienden de forma personalizada a colaboradores y auditores con información en tiempo real, almacenada en un solo sitio y lista para consultarla. De esta forma no se tienen que generar reportes extra manuales.

4. Capacitación intuitiva

El sistema debe ser sencillo de operar e intuitivo, a veces ni siquiera debe ser necesario capacitar a la gente nueva en la organización, prácticamente el sistema los debe llevar de la mano

Durante el proceso de implementación se deben realizar los ajustes necesarios al sistema para que se adapte a tu proceso y ante cualquier cambio extra por temas regulatorios o de negocio el sistema debe tener la capacidad de evolucionar y adaptarse fácilmente.

5. Reducción de costos operativos y aumento en la capacidad

Un sistema de control de viáticos reduce los costos operativos del área de finanzas, tanto en la utilización de papel como en horas de trabajo, ya que se aumenta la capacidad de procesar solicitudes con la misma plantilla y añade tiempo para que se puedan dedica a otras tareas de análisis que brindan mayor valor a la empresa.

Viáticos DIT

Te hemos contado solo 5 beneficios de tener automatizado el control de los viáticos en tu empresa aunque existen más.

Sin embargo sabemos que cada empresa es distinta y por ello es necesario encontrar una solución personalizable, escalable, flexible, interoperable y sobre todo ágil que te permita controlar el flujo de trabajo.

Nuestra solución VIATICOS de DIT nace de la necesidad de automatizar, agilizar y controlar lo que actualmente se lleva a cabo de forma manual o semi-manual (no importando que ERP tengas): desde la solicitud, autorización, revisión de finanzas y generación de pago en tesorería, hasta la comprobación y cierre.

Descarga gratis el PDF “Proceso Base de Viáticos DIT” y obtén información del flujo de viáticos base que puedes adaptar según tus necesidades.

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