Implementación de sistemas

Muchas veces las empresas tienen un pensamiento equivocado sobre la tecnología y la perciben no como “un medio” si no como “la solución” a sus problemas, de forma un tanto mágica, con la creencia de que con la puesta en marcha de un nuevo sistema para sus operaciones, los problemas que tenían anteriormente se verán resueltos. Lo cierto es que, aunque muchas veces la tecnología puede hacer cosas sorprendentes, no es “la solución” en sí; no hay que perder de vista que se trata de solo una herramienta auxiliar en la resolución de problemas y cualquier problema tiene un cierto conjunto de factores que hay que examinar antes de encaminarse a poner en marcha cualquier tipo de sistema.

correr y metasHaciendo una analogía, la implementación de sistemas es algo similar a cuando las personas se plantean la meta de ponerse en forma; para cumplir con ello, suscribirse a un club con las mejores instalaciones, tener lo último en ropa y gadgets deportivos no hará por si mismo que ellos mejoren su desempeño físico, tendrán que contar con una serie de factores mas como una enorme fuerza de voluntad para iniciar, un compromiso serio, tiempo, disciplina y un seguimiento constante, ya que sin tomar estos factores en cuenta, contar con lo primero solamente implicará un gasto inútil.

Lo mismo sucede en la implementación de sistemas, el sistema “per se” no resolverá o ayudará a las empresas a conseguir sus objetivos si no se toman en cuenta una serie de factores que, desde mi punto de vista muchas veces tienen que ver con lo siguiente:

  • Conocer tus necesidades.
  • Tener un plan aterrizado y metas claras.
  • Tomar en cuenta e involucrar a los usuarios finales.
  • Seguimiento constante.

Vamos a detallar cada una de ellas, iniciando con …

Conocer tus necesidades – Es vital definir las necesidades que tenemos desde un principio, para de esta forma poder encontrar la solución que mas se adecue a ellas. Retomando la analogía de ejercitarse, si contamos con pocos minutos al día y lo único que buscamos es mejorar nuestra condición cardiovascular, no es fundamental inscribirnos a un club que cuente con grandes instalaciones que terminaremos sin explotar por falta de tiempo, tal vez con caminar o correr en algún sitio cercano, adecuado para ello, sea suficiente. En la implementación de sistemas sucede algo muy similar, cuando buscamos alguna solución muchas veces nos fijamos mas en las características del software que en nuestras necesidades centrales, por ello dejamos de tener claro si todas estas características nos ayudaran con la necesidad de fondo o nos causarán mas ruido que beneficios a largo plazo.

Por ello, el primer paso es definir cual es la necesidad central actual, que será nuestro punto de partida y la tendremos muy presente en todo el proceso, para evitar perdernos; por supuesto, sin dejar de tener en cuenta el mediano y largo plazo, ya que si estamos decididos a hacer planes, aplicarlos con la imagen completa de a donde queremos llegar y no solo actuar para apagar fuegos, tal vez valga la pena iniciar la carrera con vistas a invertir en un nuevo par de tenis ;).

En la siguiente entrega hablaremos del punto número dos “Tener un plan aterrizado y metas claras”.

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